Okullar İçin Doğrudan Temin Programı ve EKAP işlemleri (Sade ve Basit Anlatım) - Gerçek Öğretmen.com
.

13.8.22

Okullar İçin Doğrudan Temin Programı ve EKAP işlemleri (Sade ve Basit Anlatım)

 





Temizlik ve kırtasiye ödemeleri 2022-2023 eğitim öğretim yılından itibaren okul müdürlükleri tarafından harcama yapılacak şekilde düzenleme yapılmıştır. Bu bağlamda okulların mal ve hizmet alımlarını doğrudan temin ile almalarına yönelik yapılacakları basit bir şekilde açıklamaya çalıştık. 

Öncelikle Taşınır Kayıt Yetkilisi, MYS (kimlik yönetim sistemi) ve EKAP sistemine ait kullanıcı tanımlamalarının yapılması gerekmektedir. Bu kullanıcı tanımlamaları yapıldıktan sonra aşağıdaki aşamalara geçiş yapabilirsiniz.

Ödemelerin geldiği ve nerelere harcanması gerektiğini belirten analitik bütçe rehberine ulaşmak için tıklayınız. Gelen ödemeler bu rehber bağlamında sınıflandırılmakta ve gelen ödeme türüne göre harcama yapılabilmektedir. Örneğin temizlik için gelen ödenek ile kırtasiye ödemesi yapılamamaktadır.

Öncelikle gelen ödeneklerinizin miktarına göre bir ihtiyaç çizelgesi hazırlamanız gerekmektedir. 

1. EXCEL PROGRAMI İLE PİYASA ARAŞTIRMASI, YAKLAŞIK MALİYET CETVELİ VE MUAYANE KABUL İŞLEMLERİ YAPILIYOR.

Bundan sonra aşağıda yer alan excel programı ile 3 farklı firmadan KDV'siz fiyat teklifi almalısınız. Ancak gelen ödeneğe göre fiyat ayarlaması yapabilmeniz adına program KDV'li fiyatı da göstermektedir.

DOĞRUDAN TEMİN EXCEL PROGRAMINI indirmek için tıklayınız.

En uygun fiyatı veren firmadan ürünleri faturası ile birlikte muayene ve kabul komisyonunca teslim almalısınız. Daha sonra size gelen faturadaki ürünleri TKYS'ye giriş yapmalısınız. TKYS ye girişte taşınır kod listesine uygun giriş yapılmalıdır. Tutarsız girişlerde uygun olmayan ödenek durumlarından ötürü dosyanın iadesi olabilir.

2. TAŞINIR KAYIT VE YÖNETİM SİSTEMİ

Taşınır mal işlemleri / Giriş işlemleri / Satın alma / Taşınır işlem fişi / Malzeme ekle / Model bilgisini yazıyor ve aramaya basıyoruz. (örn. kağıt yazıp uygun seçeneği işaretliyoruz.)

Buradaki ürünleri TAŞINIR KOD LİSTESİNDEN kontrol etmenizde yarar var. Bazen TKYS sisteminde yer alan ürünler hatalı kayıt edilmiş olabiliyor. Bu hata yüzünden gelen ödeneğe uygun olmayan ürün alımına neden olabilir. Bu yüzden TAŞINIR KOD LİSTESİNDEN uygun olanı seçmelisiniz.

Malzeme ekle / (asgari miktar=0 giriliyor.) / Kaydet / İşlem ölçü birimi (adet) / miktarı / KDV'siz tutar / Ambar adı / Kaydet

(Birden fazla ürün olması durumunda tek tek giriş yapılmalıdır.)

Dayanağı belge = Fatura numarası / Geliş yeri = ürünü aldığımı şirket

Toplam tutar = Kdv dahil tutardır.

Kaydet / Tamam / Onaylama işlemleri / Rapor gösterden kontrol edilir / Onayla / Yazıdır (3 ad.)

Onaylı Taşınır işlem fişleri / Yapılan TİF şeçilir / VİF oluştur ve gönder / Evet / Tamam


3. MYS SİSTEMİNE GİRİŞ YAPILIR.

MYS / Gerçekleştirme görevlisi / Harcama işlemleri / Yeni harcama /

Ödeme kaynağı türü (Merkezi yönetim) / Ödeme alt kaynağı / İşin adı (Mal ve malzeme alımı / 

İşin tanımı (Temizlik malzemesi alımı) / ÖEB açıklaması (Cumhuriyet ilkokulu temizlik malzemesi alımı) /

Harcama türü = Mal ve hizmet alımı / Alt türü = Taşınır mal alımı

Bütçe tertibi - Kullanılabilir ödenek / Ekle / Ödenek sorgula / Ön ödeme türü (yok) / Herkes görsün

Kaydet / İleri / Yaklaşık maliyet girişini şimdi yapmadan ileri diyoruz. / İleri / 

Miktar = 1 = adet / Hukuki dayanak "4734 Sayılı Kanunun 22/d maddesi" / 

Yaklaşık maliyeti excel çizelgesinden el ile yazıyoruz (Yaklaşık maliyeti buradan el ile giriyoruz.) / Gerçekleştirme usulü = Doğrudan temin / 

Gerekçesi = "4734 Sayılı Kanunun 22/d maddesi" / Kaydet / İleri / İleri 

Onay belgesi oluşturuldu. / Onaya gönder


4. HARCAMA YETKİLİSİ TARAFINDAN GİRİŞ YAPILIR.

Harcama yönetimi / Harcamalar / İlgili harcama seçilir / Görüntüle / Onayla / Yazdır (2 ad.)


5. TEKRAR GERÇEKLEŞTİRME GÖREVLİSİ TARAFINDAN GİRİŞ YAPILIR.

Harcama işlemleri / Varlık işlemleri / VİF listesi / ilgili VİF seçilir / İlişkilendir

Harcama yönetimi / Harcamalar / Görüntüle / Ödeme emri belgesi oluştur / Kaydet / Kaydet / İleri

Ödeme kalemleri / Bütçe tertibinden uygun olan seçilir / Detay ekle / Kesinti ekle / 

Bu bölümde "Hak Sahibi Bilgileri" kontrol edilir. İBAN numarası faturadaki ile karşılaştırılır ve kontrol edilir. Gerekiyorsa İBAN numarasında güncelleme yapılabilir.

Burada gelen ödeneğin "40.149.423.292.13.68.01.03.02" den gelen ödeneğin hangi alt kaleme harcanacağı önelidir. Burada analitik bütçe rehberinden yararlanacağız. 

Örneğin rehberin 357. sayfasında  "03.02.20.02 Temizlik Malzemesi Alımları" bölümünde "Sabun, deterjan ve temizlikte kullanılan kimyevi maddeler ile bu amaçlarla kullanılmak üzere alınan (diş macunu, diş fırçası, kova, fırça, paspas gibi) her türlü temizlik madde ve malzeme alım bedelleri bu bölüme gider kaydedilecektir." 

Bu bölümün her alt birimi için ödenek ile tutarlı olan alt faaliyet numarası seçilir. Yukarıdaki örnekte açıklanmıştır. Daha sonra damga vergisi kesintisi uygulanacaktır.

Kesinti türü / Vergi / Damga vergisi / Resmi dairelerin mal ve hizmet alımlarına ilişkin ödemeler (avans dahil) .... / Hesapla / Otomatik / Fatura tutarı girilir (KDV hariç) (Damga vergisi KDV siz tutardan yapılacaktır.) / 

Damga vergisi oranı 0,0948 seçilir / Kaydet / Kaydet / Güncelle / İleri / Onaya gönder


6. HARCAMA YETKİLİSİ TARAFINDAN GİRİŞ YAPILIR.

Harcama yetkili / Harcamalar / ilgili harcama seçilir / Görüntüle / Onayla / Muhasebeye gönder / 
Yazdır (2 ad.)

Fatura (e-fatura dahi olsa kaşe ve imzalı olmalı), taşınır işlem fişi, piyasa araştırma tutanağı, muayene kabul belgesi, onay belgesi, teslim-tesellüm belgesi muhasebe müdürlüğüne gönderilir. Bu belgelerin birer örneği dosyada muhafaza edilir. Teslim edilecek ve hazırlanacak tüm evraklar DOĞRUDAN TEMİN OKUL PROGRAMINDA mevcuttur.

7. EKAP İŞLEMLERİ

EKAP hesabınız yoksa EKAP İdare Kaydı linkinden kayıt yapmanız gerekmektedir. 

Bütçe türü: Genel bütçe
Saymanlık - Kurumsal Kod: (Taşınır Kayıt Sistemi ve MYS de kurumunuza verilmiştir. Oradan temin edebilirsiniz.)

Bu şekilde kaydınızı tamamladıktan sonra oluşan protokolü yazdırıp imza ve mühürledikten sonra tarayıcıdan tek pdf dosyasında kayıt edip EKAP protokolünün son sayfasında belirtilen adrese kurumunuzun resmi ptt ile gönderebilirsiniz.

Kayıt esnasında yazmış olduğunuz kişisel mail adresinize kayıt ve aktivasyon ile ilgili bir dönüş gelecek ve bu aşamadan sonra EKAP sistemine giriş yapabileceksiniz.

NOTLAR:
  • Sisteme kullanıcı eklemek için -> 
  • Platform işlemleri / Kullanıcı ekleme bölümü üzerinden bilgiler doldurularak işlem yapılır. Gerekli rol ataması yapılır. Giriş yapacak memur için "Doğrudan Temin Satın Alma Sorumlusu" ve "İdare Standart Kullanıcı" rolleri verilebilir.
  • Eski kullanıcıyı silmek için 
  • Eski platform sorumlusu sisteme giriş yapar. Platform işlemleri / Kullanıcı ekleme bölümünden yeni bir kişiyi tanımlayarak "platform sorumlumusu" rolü verir. Eklenen yeni kullanıcı kendi hesabından sisteme giriş yapar ve değişen sorumlu için "kullanıcılarım" menüsünü seçip hesabı "kapalı" konum getirir.
  • Sisteme birden fazla platform sorumlusu ve kullanıcı eklenebilmektedir.
  • Ürünler alındıktan 15 gün içerisinde EKAP'a girilmesi gerekmektedir.

EKAP HESABI ÜZERİNDEN DOĞRUDAN TEMİN İLE ALINAN İŞLEMLERİN KAYDINI YAPMAK İÇİN

Doğrudan Temin / Doğrudan Temin Kayıt 
Kapsam: 4734
Maddesi: 22/d
Türü: Mal
Adı: Temizlik malzemesi
Duyuru: HAYIR
Yılı: 20**
Tıbbi cihaz alımı mı: Hayır / -> İleri

İhtiyaç Listesi ekranından / Yeni
Gerçek-Tüzel Kişi Bilgileri (Satın alınan kişiye ait vergi numarası girilir)
Kaydet /
Kalem Ekle (Alınan ürün adı arama yapılarak uygun olan bulunur.)
Seçilen kalemi aktar. / (Ürün açıklaması örn: ultra yoğun çamaşır suyu 30 kg)
Miktarı girilir: örn. 5 ad.
Toplam fiyatı KDV'siz girilir.
İstekli : Satın aldığımız yer seçilir.

Bu şekilde faturada yer alan tüm ürünler için aynı işlem yapılır.

Sonra

Sözleşme imzalanacak mı? / Hayır

Alım tarihi: fatura tarihi

Kaydet ve sonuç bilgilerini gönder / Evet / Doğrudan Temin Bilgileri / İndir

Gelen word belgesinin çıktısı alınabilir ve dosyada muhafaza edilebilir. Hata yapıldıysa 30 gün içinde "Doğrudan Temini Geri Al" ile düzeltilebilir.

Önceki kayıtları aramak için
Doğrudan temin / Doğrudan temin işlemleri üzerinden yapılabilir.


Hiç yorum yok:

Yorum Gönder

Yorumunuz için teşekkür ederiz.

Not: Yalnızca bu blogun üyesi yorum gönderebilir.